Arbeitgeber müssen auch auf Resturlaub aus Vorjahren hinweisen

Um sich auf einen automatischen Verfall von Urlaubsansprüchen berufen zu können, werden Arbeitgeber in Zukunft nachweisen müssen, dass sie die vom BAG aufgestellten Anforderungen eingehalten haben. Hierzu hatten wir bereits informiert.

Arbeitgeber sollten entsprechende Mitteilungen an die Arbeitnehmer zumindest in Textform übermitteln und in geeigneter Weise archiviert werden. Der Zugang sollte ebenfalls sichergestellt und dokumentiert werden.

Nach den Vorstellungen des BAG soll jeder Arbeitnehmer "konkret aufgefordert" werden, den Urlaub zu nehmen. Dass in vielen monatlichen Lohnabrechnungen bereits jetzt die restlichen Urlaubstage ausgewiesen werden, ist nach der Rechtsprechung wahrscheinlich nicht ausreichend. Demgemäß empfiehlt es sich, jeden Arbeitnehmer einzeln unter Mitteilung des jeweiligen Resturlaubsanspruches (inklusive des Resturlaubes aus Vorjahren) zu informieren und aufzufordern, den Urlaub zu nehmen.

Arbeitgeber sollten die Arbeitnehmer künftig "klar" und unmissverständlich auf die Möglichkeit und den Zeitpunkt des Verfalls ihrer Urlaubsansprüche hinweisen müssen. Im Regelfall handelt es sich jedoch um einheitliche Zeitpunkte (Jahresende bzw. 31. März des Folgejahres), so dass diesbezüglich lediglich ein einheitlicher Textblock in das Anschreiben aufgenommen werden muss.

Der Hinweis muss dabei so rechtzeitig erfolgen, dass die Arbeitnehmer die offenen Urlaubsansprüche vor den Verfallszeitpunkten auch noch nehmen können. Je größer der oder die Resturlaubsansprüche sind, desto früher sollte auf diese Resturlaubsansprüche sowie deren Verfall hingewiesen werden.

Ein Hinweis könnte wie folgt formuliert werden:

,,Sehr geehrter Herr/Sehr geehrte Frau ..... ,

für das laufende Kalenderjahr haben Sie zum Stichtag 01.10. noch einen Resturlaubsanspruch in Höhe von . . . . Arbeitstagen. Bitte vereinbaren Sie mit Ihrem zuständigen Vorgesetzten umgehend, wann dieser Urlaubsanspruch verwirklicht werden soll. Wird kein Urlaubsantrag gestellt, verfällt der Urlaub mit Ablauf des 31.12 (alternativ: 31.03. des Folgejahres)."